1. Durch ein ERP zum agilen Unternehmen
Kurze Begriffsklärung: ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, die in einem Unternehmen vorhandenen Ressourcen (Kapital, Betriebsmittel oder Personal) möglichst effizient für den betrieblichen Ablauf einzusetzen und somit die Steuerung von Geschäftsprozessen zu optimieren.
Alles hängt miteinander zusammen und bedingt einander und da ist eine sinnvolle Planung des Einsatzes untereinander der Ressourcen wie:
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Personal
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Waren/Produktion/Betriebsmittel/Dienstleistungen
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Kapital
Mit der Planung und Digitalisierung der miteinander verwobenen Prozesse wird die Komplexität vereinfacht und eine bessere Flexibilität erreicht. Dadurch wird das Unternehmen agiler und flexibler mit einer besseren Qualität und einer höheren Produktivität.
Unternehmen haben viele Herausforderungen, wie zum Beispiel Büro-Gebäude, Produktionsstätten, Lager, Fuhrpark, Personal etc. Um alles im Überblick zu behalten und manuelle Büroarbeiten zu vereinfachen, dafür gibt es die verschiedensten Lösungen, die hier unterstützen soll. Viele Lösungen warten mit einer stattlichen Anzahl an Funktionen und Features auf, die dann noch teuer umgebaut und angepasst werden müssen.
Aber muss denn ein ERP so kompliziert und teuer sein, wie einige Anbieter uns weiß machen wollen? Nein! Hier nun die gute Nachricht, es gibt bereits ERP-Lösungen, die um ein Vielfaches kostengünstiger und einfacher sind. Unternehmen sind nun nicht mehr gezwungen jeweils(!) 5- bis 6-stellige Beträge pro Jahr für die Implementierung + die Wartung + die Anpassung + die eigentliche Software zu zahlen.
Durch das richtige ERP entwickelt sich das Unternehmen hin zu einem agilen Unternehmen, das auf Veränderungen, schnell und adäquat reagieren kann. Voraussetzung dafür ist eine Reduzierung der Komplexität und Vereinfachung und Digitalisierung der einzelnen Prozesse.
2. Auswahl eines ERP – Worauf ist zu achten?
WICHTIGER HINWEIS: Datenschützer empfehlen die Nutzung von europäischen Cloudlösungen, da hier eine bessere Datensicherheit im Rechenzentrum gewährleistet werden kann, versus Unternehmen, die das selber On-Premise (in den eigenen Räumen mit eigenen Servern) abbilden. Grund hierfür ist die steigende Zahl der Cyberangriffe, die bei einer On-Premise-Lösung hohe Securitykosten verursachen sowie zusätzliches IT-Security-Personal eingesetzt werden muss, das immer alles up to date hält und überwacht. Bei einer Cloudlösung werden diese Herausforderungen an das jeweilige Rechenzentrum outgesourct. Idealerweise empfehle ich deutsche Rechenzentren, die den Unternehmen bei Bedarf jederzeit die physischen Server zeigen können, auf denen die Daten gesichert und gespiegelt werden.
Jedes Unternehmen sollte vor der Anschaffung prüfen, was genau gebraucht wird. An welchen Aufgaben und Bereichen wollen Sie Prozesse vereinfachen, digitalisieren, was erwarten Sie von der Software? Kann das avisierte ERP das abbilden? Machen Sie sich also zuerst einmal Gedanken, wem möchte ich wo unter die Arme greifen. Denn egal, ob es sich um ein StartUp, ein mittelständisches Unternehmen oder einen Großkonzern handelt, kann das richtige ERP in folgenden Bereichen für große Zeitersparnis sorgen:
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Produktion
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Lagerverwaltung
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Dienstleistungen
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E-Commerce
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Marketing
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Dokumentenmanagement
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Aufgaben- und Zeitplan-Verwaltung
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Auswertungen und Statistiken
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Angebote und Rechnungen
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Preisanfragen und Bestellungen
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Aufträge und Lieferscheine
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Vertragsverwaltung
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Stammdatenpflege und -verwaltung
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Finanzen und Online-Banking
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Buchhaltung
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Steuerauswertungen und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
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POS-Kasse
3 Dinge sind hierbei zu beachten:
Benutzerfreundlichkeit: Intuitive, einfache und logische Bedienung
Wie wird das erreicht? Keiner mag mehr lange Anleitungen lesen. Deswegen sollte die ERP Software sich durch einfache und intuitive Bedienbarkeit auszeichnen. Die Nutzer müssen deshalb von Anfang an mit in den Evaluierungsprozess eingebunden werden. Sinnvoll ist es bei der Implementierung der neuen Unternehmenssoftware dann auch diese Nutzer in den Einführungs- und Schulungsprozess mit einzubinden.
Skalierbarkeit: Kann das ERP mitwachsen?
Denn Wachstum ist in jedem Unternehmen wichtig. Werden zusätzliche Aufträge an Land gezogen oder sollen Waren und oder Dienstleistungen ins Ausland exportiert werden. Oder sind neue Geschäftsfelder erschlossen worden. Es gibt nichts Schlimmeres, wenn dann ein Unternehmen durch die Wahl des falschen ERPs am Wachstum gehindert wird. Ja, wenn es sogar regelrecht abgewürgt wird.
Mobilität: Mobiles, sicheres Arbeiten im Homeoffice, Zahlenüberblick von mobilen Endgeräten aus möglich?
Die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass die Digitalisierung durch ein Ereignis von außen beschleunigt werden kann. Die Unternehmen, die bei dem digitalen Sprung nicht mitziehen, haben schon geschlossen oder werden auf der Strecke bleiben oder werden über kurz oder lang vom Markt verschwinden. Dadurch hat mobiles Arbeiten einen höheren Stellenwert bekommen, sei es das mobile Arbeiten im Homeoffice, einer besseren und schnelleren Kommunikation des Aussendiensts oder wenn der Geschäftsführer aus dem Urlaub sich die Umsatzzahlen anschauen möchte. Es wird eine bessere Vernetzung von verschiedenen Standorten erreicht. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter brauchen jetzt nur noch im Homeoffice ein browserfähiges Gerät und ein Headset, mit dem sie sich in die jeweilige Anwendung einklinken.
WICHTIGER TIPP: Achten Sie darauf, dass Sie Lösungen mieten und nutzen, auf die nur Ihr Unternehmen Zugriff hat. Damit können Sie das Risiko eines Cyberangriffs stark senken. Die hohe Mobilität ist wesentlich kostengünstiger und sicherer mit Cloudlösungen zu erreichen, da es mittlerweile in den vielgepriesenen "sicheren" VPN-Verbindungen mit den On-Premise-Lösungen Sicherheits-Lücken gibt, über die Angreifer in die Systeme der Unternehmen eindringen können.
3. Welche Prozesse und Abläufe haben alle Unternehmen gemeinsam und müssen in einem ERP abgearbeitet werden?
Ganz egal ob Start ups, mittelständische Unternehmen oder Großkonzerne, alle haben Personal, Gebäude, Dienstleistungen oder Produktionen und Lager und daraus ergeben sich dann die Anforderungen.
Es gibt 4 „Daten-Flüsse“, die ineinandergreifen. Ein Berechtigungssystem gibt jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter den Zugriff auf den jeweilig zugewiesenen Teil-Bereich.
Diese vier Bereiche sind in jedem Unternehmen gleich, egal ob es ein Handwerksbetrieb, ein Mittelständler oder ein großer Konzern ist.
Personalfluss
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Stammdaten,
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Zeiterfassung /Stundenzettel / Urlaubsplanung
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Löhne/Gehälter
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Schnittstellen zum Steuerberater/Lohnbuchhaltung
Warenfluss und/oder Dienstleistungsfluss
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Produkte/Dienstleistungen
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Lagerverwaltung Ein- und Ausgang
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Produktion
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Produktionsmittel
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Büros
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Fuhrpark
Geldfluss – Buchhaltung
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Angebotserstellung
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Bestellung Kauf-/Verkauf
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Lieferscheinerstellung
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Rechnungserstellung
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Kontierung/Buchführung
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POS/Kasse
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Schnittstelle zur Steuerberaterin/zum Steuerberater/ggfs. zu externer Buchhaltung
Interner und externer Kommunikationsfluss
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CRM (Customer Relation Management)
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DMS (Data Management System)
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Projektmanagement
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Marketing
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e-Commerce
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DWH (Data Warehouse) Auswertungen und Statistiken
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Compliance
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Datenschutz
4. Wie Sie Ihr neues ERP implementieren
Sorgfältige Planung und Strategie sind bei der Implementierung essentiell. Man hat einen komplexen Prozess, der in kleinste Einheiten runter gebrochen werden muss. Deshalb steht und fällt mit dem Projektplan der Erfolg des Vorhabens. In diesem kurzen Leitfaden zeige ich, wie Sie den komplexen Prozess in vier Schritte zerlegen können.
Schritt 1: Vorbereitung und Planung
Wichtig ist ein Team von allen Abteilungen aus Key-Usern, Mitarbeitern der ersten und ggfs. der zweiten Führungsebene zusammen zu stellen mit einem breiten Spektrum an Fachwissen. Die Key-User fest einbinden und frühzeitig dann Zugang zur Software zu geben, damit sie erste Erfahrungen sammeln können, egal ob Sie die Einführung später in Wellen oder komplett auf einen Schlag planen, ist es wichtig, diese Möglichkeit zu nutzen.
Schritt 2: Überprüfung der Prozesse und Detailarbeit
Jetzt geht es in die Details bei denen Sie prüfen, welche manuellen Prozesse durch das neue System automatisiert werden sollen. Wichtig hierbei ist, dass Sie Interviews mit den wichtigsten Mitarbeitern / Key-Usern der einzelnen Abteilungen durchführen, um aus erster Hand zu erfahren, wie die derzeitigen Prozesse zusammenarbeiten und wie diese am effektivsten automatisiert werden können.
Schritt 3: Datenaufbereitung
Sehr wichtig!!! Daten sind das Gold eines jeden Unternehmens und das muss poliert, gehegt und gepflegt werden. Bereinigen Sie Ihren Daten! Denn nichts ist schlimmer, als mit korrupten Daten weiterarbeiten zu müssen, die alles einbremsen. Die automatische tägliche Sicherung des gesamten Datenbestands ist Grundvoraussetzung eines reibungslosen Funktionierens des ERPs. Hier erweisen sich Cloudlösungen als sehr vorteilhaft und einfach handhabbar.
Schritt 4: Performance
Nach der Einführung bewerten Sie die Leistung Ihrer ERP-Lösung anhand der Ziele, die Ihr Projektteam in der Planungsphase festgelegt hat. Sind alle Ziele erfüllt? Werden manuelle Prozesse automatisch, erfolgreich abgearbeitet, wie es geplant war? Wenn nicht, sind weitere Verfeinerungen und Änderungen erforderlich. Auch äußere Faktoren können ebenfalls dazu führen, dass Prozesse, die vorher perfekt funktioniert haben, ungültig werden: Gründe können sein:
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Katastrophen wie die Corona-Pandemie oder der Ukraine-Krieg
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dynamische Märkte
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regulatorische Anforderungen (DSGVO/GDPR) und
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neue Technologien
5. Résumé
Die ERP-Implementierung ist aufwändig, aber ist es einmal um- und eingesetzt und funktioniert alles, dann überwiegen die Vorteile für Produktivität, Rentabilität und Agilität. Die Geschäftsleitung und die Führungsebenen haben mit einem einfachen ERP, wie oben beschrieben, zu jeder Zeit die Kennzahlen zur Hand und damit den Überblick. Mit einem ERP kommen Sie der digitalen Transformation zum agilen Unternehmen ein gutes Stück näher – Sie verpassen nicht den Anschluss. ERP Lösungen als Cloudlösung sind günstiger und meist auch sicherer. Sie bieten einen besseren Schutz vor Cyber-Attacken und sind von überall erreichbar.
